まずは企画立案

準備いろいろ会場づくり

うまくやりたい運営進行

テーマは明確に

イベントの幹となる部分です。どのようなテーマでイベントを行うかをしっかりと設定する事で、イベントの方向性を決定します。また、イベントの広報活動の基盤になる部分でもあるので、よりきめ細かに設定する事も大切です。

内容と予算は計画的に

決定したテーマを元に、具体的な内容を煮詰めていきます。この時、予算配分を決めて常に内容との摺り合わせを行い、場合によっては内容や予算を見直す事も必要です。

適切な時間と場所の確保を

対象となる客層が来場しやすいと思われる日時と場所を事前にリサーチし、イベントを行う効果を増大させるようにします。

趣向を凝らした企画で

内容が乏しかったり、一方通行的なイベントでは多くの来場者は見込めません。来場者が「見て」「聞いて」「触って」楽しめる企画を立てる事が大切です。

安全確保もお忘れなく

万一、事故などが起きてしまったら、楽しいイベントも台無しになってしまいます。内容の充実もさることながら、安全性の確保もお忘れなく。

広報活動は積極的に

関係各所への資料提供や、できればマスコミを招待するなど、新聞雑誌やテレビで取り上げてもらえるようにします。

まずはゾーニングから

会場を機能別に大きく区分けし、その空間の性格を決めます。物理的なスペースではなく、区画同士の関係性を重視してゾーニングを行います。

レイアウトは綿密に

設置する商品の数量やサイズ、関係性を詳しく調査して各コーナー等のサイズを決め、図面化します。この時、来場者をどのような流れで誘導するかを明確にしておく事が重要です。

興味がそそられるデザインを

作成したレイアウト図を元に、具体的な会場のイメージをデザインしていきます。その際に必要と思われるサインディスプレイです。

遠くからでもコーナーなどの存在が一目で分かるコーナーサイン

来場者がコーナーに近づいた時に興味を持たせるパラペットサイン

興味を持った来場者に詳細な情報を与えるショーカード

いよいよ会場設置

実際の会場設置作業は専門業者に依頼するケースがほとんどです。
しかし、完全に任せきりにするのではなく、実際に現場に立ち会って業者側とコミュニケーションを図り、意思疎通 をしておくことが大切です。

何はともあれ「人手」と「モノ」

決められた予算配分の中で、「何が」「どこに」「どれだけ」「どんな形で」必要なのかを分析し、各セクションに効果的に配置します。

マニュアルづくりもしっかりと

イベントに参加するスタッフに対して、イベントの内容とそれぞれの役割をしっかり理解させるために、イベント運営のマニュアルは非常に大切です。スタッフがしっかり把握しているか否かで、そのイベントのクオリティにも大きく影響が出ます。

いざ、本番へ

本番では予期せぬ事も起こり得ます。考えられる限りのあらゆる事態を想定して臨むと共に、実際の進行状況と各セクションが予定どおり機能しているかどうかを随時確認する事も忘れずに。

祭りのあと・・・

最終的にかかった費用や、実際に起きた問題点と今後の解決策を報告書という形でまとめます。次回のイベント開催時に役立てる上での貴重な資料となります。